关于文档的价值

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作者:杨蓉(资深用研专家,现任极客网运营总监)

 

高歌在产品经理的培训中,提到了研究分析、产品定义和交互设计,展示了不同格式的文档,几个来自创业公司的童鞋提到了老板不鼓励用文档的问题。让我想起来几个去了BAT的前同事,说他们几乎不写PPT了,基本上用excel或者邮件,能把事情说清楚就行了。一度让一直和PPT搏斗,也深感厌烦的我,觉得的确如此,也羡慕他们的解脱,能focus在事情上,而不是无休无止的汇报上。

这个事情,又让我想起了自己在外面的项目,接触了一些野路子出身的人,每次讨论都能侃侃而谈,却写不出像样的文档,他们说他们不擅长做这个,一度我也以为这是两种特质。但后来项目的进展说明,那些人前面说了什么后面已然忘记,做事情没有连贯性,当然也没有系统性,也就是突发事件,发生了,就急于处理那个突发事件,慌慌张张,也不知道这件事情是否对于全局有那么重要的作用,或者遗漏了很小的事情,实际上会撬动整个事情的成功点。

在互联网电商工作的那段时间,大家也都不写PPT,都在用excel,把问题列出来,列出优先级,然后逐条讨论。这时候有经验的人会占据绝对的优势,因为他掌握的信息量大,利用这种信息不对称,几乎可以把所有的讨论变成强压式的分配任务或说服。

最近在研究服务设计,发现那些体验地图啊、服务蓝图啊,其实就是各种分析过程的信息化设计,而这个过程实际上帮助团队建立了一个开放的、合作的讨论氛围。

刚才大家又讨论原型是用PPT做,还是axure做。对于我们展示的PPT来做交互设计,感到很新奇。高歌解释PPT可以更好的帮助捋思路,这是她的习惯,并不想因为axure的功能绑架了自己思路的流畅性。

基于上面的几个事实,我对文档这个事情有两个看法

  1. 文档是沟通的手段,不是工作的产出。
  2. 文档化过程是梳理思路的过程,包括自己跟自己对话(写给自己),自己和他人对话(交流、分享和启发)

 

文档,从这两点角度出发,都是塑造工作文化的助力。那么为什么很多人讨厌文档呢?我认为文档是给这两点背了黑锅。

1、讨好他人(上司、合作伙伴),早点结束工作

这是为什么我们讨论无休无止的汇报,有的时候不仅仅是环境的官僚,又何尝不是我们自己没把事情想清楚?老板无法认可和吸收你的观点,他如何向上推动?当然会继续挑战你,通过挑战你来让自己形成思路。而很多人会误会这个过程,以为他是在找茬。

2、懒于深度思考(或者不具备这个能力),满足于浮在上面的结论。

因为这两点,自然面对挑战的时候,会感到不舒服、被批评、挫折,于是乎归罪与文档的复杂和教条,而倾向于选择更简单的沟通方式-列表。

列表是确定性的、有结论的、可执行的、可衡量的,利于执行和结果的检查。也是一种沟通的方式,我们并不能否定它的价值。它是一种工作方式,但也不是唯一的工作方式。

 

我另一个朋友(当时还在360的柳科),分享过给我他的方式。

  1. 当前期不明确的时候,和老板们汇报(假设这些老板都是掌握大量信息的人),他会用PPT,讲思路讲故事。
  2. 当需求确定下来,跟执行层沟通时(产品、开发),用列表,告知的作用更大。
  3. 当和其他部门交流自己的工作成果时,用海报,发邮件,一屏就可以展示的下。

这三个层次的沟通,分别有不同的目标。

所以文档是服务于自己的目标的。目标清楚,就知道如何选择文档的形式。好比看书用了裁纸刀,怪罪裁纸刀没价值一样,是没有道理的。

 

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