闪电决策法:解锁冗长、无结果的会议讨论

翻译:凌艺蜻   审校:华姐  |  UXRen翻译组 #329 译文
作者:Jonathan Courtney(AJ&Smart Berlin的合伙人兼产品设计负责人)

 

用户体验设计,产品设计,服务设计—不管你处在什么领域—最终,如果你在创造价值,那么你在做的其实就是创造性地解决问题。这是设计过程中唯一一个非商业化的因素,是唯一一个你不能只靠砸钱就能做好的部分。这个过程要求我们定位真正的挑战,定义优先级,产出解决方案并且衡量效果。创造性地解决问题是区分最棒的设计师和好的设计师的基础。其余都是生产性工作。

然而,任何需要创造性思维的事情,都存在一个问题,即人们会很容易迷失——失去关注点,陷入无用的、没结果的、无结构的讨论陷阱中。许多产品最后都推迟发布,并且相比最初版本做了很多的妥协,都是因为团队总是被那些无止境的小问题搞得焦头烂额。

这种“项目疲劳”(我以前提过很多次)在各种团队中以各种形式出现;会有那种潜在的被动攻击式(passive-aggressive)压力,也会有一些闲言碎语,会有人起身离开,也有明确的自我不平衡。团队已经在战壕里战斗太久了,人们开始刻意阻碍其他人从而推进自己的想法,不管这些想法到底好不好。那么,你要如何解决这个几乎会发生在所有公司的极其常见的问题?

“还记得当初做这个项目也很有趣吗?”

 

解决方法

接下来我要说一个自己发现的最有效的方法:用清楚的流程去替代所有开放式的、非结构化的讨论。一开始这一定会令人感到奇怪,我能感受到那些已经习惯于和同事们积极地反反复复讨论,直到有人放弃或有人提出“让我们测试一下吧”(经常被那些想要结束诡辩的人当作逃出困境的“救命稻草”)的设计师对此的怀疑。自由讨论可能看起来有利于创造性,但事实上它却是敌人。结构与纪律性塑造了创造所需的自由。

好了,好了,只有让你自己尝试一下,你才能看到这种去除讨论法的效果。让我们来看一个非常简单的练习,仅需30分钟,一般用于召开短时会议以解决问题之前。不过请记住,基于不同的场景,我们有很多不同的练习——所以不要把这个当成唯一的方式,而把它当成是对于去除讨论法的介绍。

 

 

练习:闪电决策法 (Lightning Decision Jam, LDJ)

我知道,闪电决策法听起来很怪异。帮我想一个更好的名字,我会用的。

你所需要的:

  • 长方形便利贴,我喜欢黄色
  • 正方形便利贴(2种颜色,我喜欢粉色和蓝色)
  • 用于投票的圆形标签,2种颜色
  • 不褪色的记号笔
  • 计时器或其他可以看到剩余时间的装置
  • 一个有利于集中注意力的歌单(是我的,喜欢就拿去用!)

总计所需时间:

我对于这个练习所建议的时间更多是用于指导,比较适用于第一次进行这个练习的情况。练习本身大约需要25-40分钟。

选择一名裁判:

你必须从团队中选择一个人作为裁判。裁判可以参与整个过程,但必须重点确保不爆发讨论并控制时间。在AJ&Smart,我们轮流担任这个角色。

用这个练习去做什么:

任何需要一个团队做决定、解决问题或者讨论困难的事情。基于一个宽泛的话题来开始闪电决策环节总会不错,下面是一些例子:

  • 结账的转换流程
  • 我们内部的设计流程
  • 我们如何组织活动
  • 跟上我们的竞争对手
  • 优化销售流程

好的,让我们开始吧!!!!!!!!!!!

大家都准备好了吗??

 

1. 带着问题开始——7分钟

第一步非常简单:在没有讨论的情况下,大家坐在一起花7分钟写下这一周遇到的所有挑战、烦恼、错误或者担忧。可以是任何事情,比如“我并不觉得我们有任何进展”或者“我觉得相比于我的项目,大家更关注X项目”。写下任何让我们感到烦恼的事情。7分钟后,每个人面前会有一堆写下的问题。

上面是练习中可能会产生的问题类型举例。是的,我用了Comic Sans字体,不,我没有讽刺的意思。哈哈!我知道你喜欢。

 

2. 呈现问题——每人4分钟

裁判每次会选出一人到白板前贴上自己的问题并且给大家很快解释一下,这段时间内其他人都不允许发言。裁判需要把每个人的时间控制在4分钟之内。

当所有人都说完自己的问题(我们甚至包括了个人问题、健康问题和心情问题),每个人都在无需面面俱到去思考的情况下分享自己面对的挑战。

我的同事Bruna正对着左边的白板补充和展示她的“问题”。

 

3. 选择问题去解决——6分钟

裁判会给每个人两次投票的机会—每个人都需要投出他们觉得最应该解决的挑战,此环节也没有讨论。

你可以投自己写的问题,并且如果你特别同意某个问题,可以投两票给它。时间一到,裁判需要快速按照投票结果的优先级整理出被选中的问题。那么剩下的没有被投票的问题怎么办呢?它们就这么被遗弃了么?我们之后会给出解答。

 

4. 把问题重新组织成标准化的挑战——6分钟

也就是把问题重新组织成“我们该如何……”的形式。

现在,只需要关注那些被选出来的优先问题—裁判会把每个问题重新写成标准的格式,这会帮助我们提出一系列的解决办法,比开始的时候想得更广泛一些。

让我们看一下这个例子:得票最高的问题“我完全不知道X项目现在在做些什么”,因为很多人都投了这个问题,可以看出很多人都曾遇到。我们把它重新组织成“我们该如何……”的格式,这能让我们把它变得可以解决并把描述问题的方式标准化。下面是怎样用标准化方式描述该问题:

生活中的“我们该如何…”(HMW,How Might We)

裁判需要尽可能快地把所有问题书写成新的形式,并且在进行下一步之前确保优先级顺序不变。

 

5. 产生解决办法——7分钟

现在基于得票最高的问题,我们需要得出解决方案。如果有两个问题或者三个问题平票,我们就从最左边的开始。别担心也别讨论!

看左边,看左边。

现在每个团队成员会有7分钟写出尽可能多的方案来解决问题,不要讨论。在这个环节去掉讨论也是为了确保有更多样性的解决方案。裁判在这里非常关键,需要告诉团队成员,我们现在的目标是数量高于质量,之后我们再来分类整理。

解决方案不需要按照什么特定的方式书写—但是需要让大家能够读懂。这里不会有个人解说,因为这样做会导致对最擅长展示者的方案的偏爱。

当7分钟时间到,大家需要尽快把自己的想法贴出来(墙上,白板上,或者随便什么地方),不需要弄得特别整齐—就随便在哪把它们贴出来—这里最多只需要1分钟。

 

6. 给解决方案投票——10分钟

还记得这样的流程吗?我们刚刚做过一次。裁判现在给每个团队成员六张票让他们选出自己认为最好的解决方案。因为大家需要把每个方案都看一遍,所以这个投票过程我们给稍微多一点时间:10分钟。

这张图,离开场景,就没有任何意义。

 

7. 确定方案的优先级——30秒

似曾相识!就像我们之前确定问题优先级那样,团队现在有30秒的时间去做一个列表,把方案按优先级列出来—别管那些得票数少于2的方案。你现在会有一个长得像这样的东西:

 

8. 决定如何去执行——10分钟

有一些方案会很明显比其他的要更受欢迎,不过,了解实施成本非常重要—所以,这里我们用一个简单的“付出/影响”指数来尽快决定哪些方案要尽快执行,哪些方案加入待执行列表,或者说将其束之高阁。

裁判在这一步骤需要有前瞻性,因为裁判是唯一有开启讨论倾向的成员。裁判需要把每一个方案在“付出/影响”指数上标出来。付出,就是团队认为需要花多大的努力去执行;影响,就是大家觉得多大程度上这个方案可以解决我们的问题。

所以裁判需要做以下几件事:选出得票最高的方案,把它放在“付出/影响”象限的中间并很简单地问一句,“高还是低?”—通常这里会有一些短暂的讨论,所以这里裁判需要努力找到共识并控制讨论不超过20秒。一旦“付出”的指数被确定了,裁判再用同样的方法来确定“影响”的指数。等到所有被选出的方案都在象限中放好,你会得到一个像下面这样的东西:

现在你可以清晰地看出哪些影响大的方案可以得到很快执行和检验(在左上角绿色区域内),那些影响 大的方案需要付出更多的努力(右上角)。裁判需要快速地用一种比较鲜明的标志给那些在最合适区域内的方案做上记号,方便我们之后辨识。

 

9. 把方案转化成可执行的任务——5分钟

裁判现在把那些在左上角区域的方案拿下来,并且让那位提出这个方案的成员给出一些可执行的步骤以测试这个方案。当我说“可执行的”时,我实际是指那些可以在1-2周内完成的事情。我的经验法则是1周的测试期,但这个时间当然还是取决于方案的具体内容。

让我们来看下面这个例子:

当所有这些方案都写好了之后,你的团队便有了那些可以投入的可执行的任务了(取决于团队如何管理与分配任务,这是另一个话题)。那些并没有出现在左上角的方案呢?事实上我们会把所有认为有不错影响的方案都转化为可执行的任务,并且把它们加入我们的待办事项中,这样它们就不会被忘记掉。你可能会发现,那些产生好的影响的方案最终解决了问题,而那些需要更大努力的方案最终会被淘汰,你可以在那之后把它们撕掉。

 

只有规则和纪律可以创造自由

就是这样!在这么短的时间内,你的团队就可以在几乎没有讨论的情况下确定那些重要的问题,产生解决方案并且确定哪些应该被优先执行!

我们利用这个规则来去除几乎所有事情上都会有的开放式的讨论,不管是设计一个新的产品特点,还是计划一些活动,亦或是优化我们的办公空间。

就像我之前提过的:创造性地解决问题是设计的核心—所以我们需要给它应得的尊重,并且减少那些既浪费时间、又让人心累气馁的讨论。

 

常见问题

问题1:那些闪电决策后被放弃的主意怎么办?如果有一些没人投票的主意其实也很好,又该怎么办?

主意好不好并不重要,关键在于执行和测试。即使得票最高且被测试的方案是最差的主意,你也可以从中学到一些东西,并推动你向前。有些客户喜欢把练习中产出的所有主意都记下来,但是我们要努力劝阻他们。一旦你有了这样一个生成方案的体系,你就不需要对那些“好”方案如此珍惜。所以简单的回答就是:扔掉它们!

问题2:用投票来决定要从事的最重要工作,难道不是有瑕疵的方法么?这不就像是通过委员会来设计一样么?

这并不是一个完美的体系,但是它比开放式讨论要好10亿倍!开放式讨论并不能做出什么,相反大家会对会议桌上最大声或最坚持的人妥协,或者啥事都没做成就散会了。在你质疑之前先试一试,而在试之前去找这个体系的漏洞其实只是在拖延。

问题3:嘿书呆子Jonathan,这种类型的练习只适用于设计么?

当然不是了!你可以在各种不同的事情上尝试这个练习,相信我,我就做过!

  • 规划一期团建
  • 改善办公环境
  • 市场营销/知名度的挑战赛(我们如何触达那些“影响者”)
  • 销售(我们该如何拉新/获客)
  • 性(我们该如何真正高潮)—好吧,我总得开个玩笑。加油!

 

原文来源:https://medium.muz.li/a-super-simple-exercise-for-solving-almost-any-product-design-challenge-f9e6c0019d7d(2017.3.29)
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